Wie die FAIR-Services die Planung von Großveranstaltungen optimieren

Über KME

Die KME Karlsruhe Marketing und Event GmbH ist die zentrale städtische Ansprechpartnerin für Großevents und verantwortet das City- und Standortmarketing in und für Karlsruhe. Aufgabe der KME ist die Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Weiterentwicklung von kulturellen, sportlichen, unterhaltenden und sonstigen Veranstaltungen, die im städtischen Interesse und im Rahmen einer strategischen Gesamtaufstellung der Stadt Karlsruhe erforderlich sind. Als städtisches Unternehmen zur Planung und Durchführung von Großevents unter freiem Himmel verfügt die KME über langjährige Erfahrungswerte zum Einfluss von Wetter und Klima auf die Durchführbarkeit und Sicherheit von Veranstaltungen. Von eintägigen Events über das Musikfestival DAS FEST mit mehreren Hunderttausend Besucherinnen und Besuchern bis hin zu mehrwöchigen Dauerveranstaltungen wie den SCHLOSSLICHTSPIELEN und der Stadtwerke EISZEIT deckt das Portfolio der KME zahlreiche Veranstaltungstypen ab, die immer auch von den Wetterbedingungen betroffen sind.

Für Veranstalter wie die KME geht es beim Thema Wetter und Klima aber nicht nur darum, dass die Besucher nicht im Regen stehen. Die Bandbreite der unmittelbar betroffenen Bereiche reicht von der Frage nach der Eignung des Standorts über Anforderungen an Gelände, Infrastruktur und Technik, das Sicherheitskonzept bis hin zur Planung der gastronomischen Inhalte.

Die KME nimmt im Projekt FAIR als Veranstalterin die Rolle des Konsumenten von Wetterprognosen und -Warnungen ein.

Das Veranstaltungsinformationssystem

Es liegt in der Natur der Sache, dass Freiluftveranstaltungen wie Open-Air-Festivals, Faschingsumzüge oder Volksfeste in besonderem Maße den Witterungseinflüssen ausgesetzt sind.

Eine frühzeitige verlässliche Einschätzung der Wetterverhältnisse vor und während der Veranstaltungen erleichtert in vielerlei Hinsicht die Planung: Sorgen hohe Temperaturen für einen größeren Getränkebedarf, wie beeinflusst das Wetter den Zuschauerandrang, dessen zeitlichen Verlauf und den An- und Abreiseverkehr? Wie sehen die Untergrundbedingungen auf Zelt- und Parkplätzen aus, erzeugt viel Regen schlammige Böden, die sich negativ auf die Standfestigkeit von Ständen, Zelten oder Bühnen auswirken, bedarf es zusätzlicher Hilfs- oder Schutzmaßnahmen (z.B. Pumpen, Trecker)?

Gerade im Sommer muss das besondere Augenmerk allerdings auf Unwetter gerichtet werden, die jederzeit und nahezu unvermittelt auftreten können; sie richten nicht nur erheblichen Sachschaden an, sondern bedeuten auch eine Gefahr für Leib und Leben aller Beteiligten durch Blitzschlag, umstürzende Bäume, Hagel oder Überflutung.  Die Wetterrisiken müssen ein wesentlicher Bestandteil des Sicherheitskonzeptes einer jeden Freiluftveranstaltung sein, das zur Abwehr von Gefahr für Mensch und Vermeidung von Sachschäden erstellt wird.

Das Veranstaltungsinformationssystem von FAIR bietet Veranstaltern in Ergänzung zu erfahrenen Meteorologen eine pushbasierte Plattform, die neben allen wesentlichen Wetterinformationen für die Veranstaltungsbranche die Möglichkeit bietet, individuell befüllte Warngruppen bestimmten Wetterereignissen zuzuordnen. Damit können verschiedene Gewerke einer Veranstaltung gezielt mit allen für sie relevanten Wetterinformationen und -warnungen versorgt werden. Die Warnungen berücksichtigen dabei die besonderen Anforderungen der Veranstaltungsbranche. Mittels API können zusätzlich aktuelle Zuschauerzahlen sowie Zu- und Abflüssen in die Plattform integriert werden.